Vyrušování od práce a jak se bránit

Když jsem před časem četl knihu Jak pracuje váš mozek, konkrétně Scénu 4 – „Řekněte NE všem vyrušením„, nedošlo mi, jak důležité a přesné jsou uvedené informace. V životě se často stává, že potřebujete vyřešit nějaký zásadní problém, ale nemáte vůbec tušení, co je jádrem problému. Jenže jádro většinou není možné jednoduše zahlédnout, podobně jako nelze spatřit střed naší galaxie. Pouze tušíte, že něco takového existuje.

Read more

Jakou cenu má váš čas?

Jedna otřepaná fráze praví: „Čas jsou peníze.“ Podle mého názoru jde o dvě věci, přičemž každá se nalézá na jedné straně vah.

Čas můžeme spalovat mnoha způsoby. Můžeme snít, hrát si, odpočívat, bavit se, tvořit, pracovat, prudit, učit se, hledat způsoby jak zpomalit stárnutí … a miliony dalších činností. Ale jakou cenu má náš čas? Je možné přepočítat hodiny na peníze? Ve většině organizací se to tak dělá. Máte hodinovou mzdu a dostáváte zaplaceno za čas, který obětujete pro blaho společnosti. Pokud to, co odevzdáváte, nesplňuje očekávání, zpravidla musíte dělat něco jiného nebo něco méně náročného. Dokážete-li něco udělat stejně dobře jako jiní, ale rychleji, potom má vaše práce větší cenu.

Váš čas je vyvažován penězi. Tím to však nekončí. Čas je vyvažován vším – zdravím, dovednostmi, znalostmi, vědomostmi … Za peníze je však do určité míry možné vše koupit, proto je zjednodušeně umístíme na misku vah jako souhrného zástupce – představitele všeho co je na této straně časem vyvažováno.

Má i čas ve „volném čase“ na peníze přepočitatelnou hodnotu? Řekl bych, že váš čas má stejnou hodnotu ať už jste v práci nebo se díváte doma na televizi. Zaplaceno sice dostanete jen za práci, ale v době kdy sledujete televizi vám unikají příležitosti (například příležitosti zlepšovat své zdraví, své dovednosti, rozhled, přehled, možnosti). Svůj čas spotřebováváte tak i tak. Odpočinek má smysl – třeba i u televize. Přepínat zoufale dálkový ovladač z jednoho programu na druhý se ale smysluplně nejeví. Mezi ztrátou a investicí je rozdíl. Odpočinek je investice. Zevlování je ztráta.

Dovednosti se získávají syntézou předchozích dovedností a nových vjemů. Zpravidla čím větší dovednosti, tím více času bylo na jejich vytvoření potřeba. Člověk, kterému jsou druzí ochotní platit 1000 nebo i 5000 korun na hodinu a bez mrknutí oka, si tyto peníze zaslouží. Jeho prodaný čas přináší hodnotu, jinak by mu neplatili.

Pablo Picasso prý seděl v restauraci a přišla k němu nějaká žena. S obdivem sledovala jeho práci, až se odvážila požádat jej, zda by jí mohl také něco nakreslit a podala mu kousek papíru.
Picasso vzal papír a během chvilky vytvořil jednoduchou, ale krásnou skicu. Podal ženě papír nazpět a řekl „Ten obrázek bude za deset tisíc dolarů.“
Žena byla šokována: „Ale, mistře, vždyť vám to trvalo jen pár minut! Není deset tisíc dolarů příliš mnoho za několik minut práce?“
Picasso odvětil: „Nakreslil jsem tento obrázek za pár minut, ale celý život mi trvalo, než jsem se to takto naučil.“

Hodnota vašeho času je určována tím, jak jste přínosní pro druhé. Čím více času promyšleně investujete do svých dovedností a schopností, tím větší je naděje, že budete druhými oceňováni a odměňováni.
Je sice možné tvrdit, že mnoho lidí je odměňováno za nic, i tito lidé však museli vyvinout značné úsilí, aby je ostatní za to nic odměňovali. Nadáváte-li například na politiky, že dostávají zaplaceno za mizerně odváděnou práci, zkuste se nejprve do vysoké politiky dostat.
Svou roli v dosahování úspěchu hraje jistě i náhoda. Příležitosti včas rozpoznávají a uchopují jen někteří lidé. Pro jiné jsou neviditelné, takže ani náhoda jim nepomůže.

Dnes je velmi populární nakupování přes internet. Kupující často chtějí ušetřit tím, že si zboží vyzvednou osobně, aby nemuseli platit poštovné. Jedou potom třeba i třicet minut do obchodu a třicet minut zpátky. Je-li poštovné v průměru 100 Kč, vyplatí se hodinová cesta když vyděláváte 300 Kč za hodinu? Můžete namítnout, že vyděláváte pouze v práci a mimo práci vám nikdo 300 na hodinu nedá. Námitek však může být více druhů. Někdo by mohl namítnout, že když vaše hodina času v práci má cenu 300 korun, potom jde o ekvivalent potenciálních dovedností, které byste mohli ve volném čase získávat a uplatňovat i v jiných oblastech života než v získávání peněz – například zdokonalováním vztahů s jinými lidmi, tvorbou něčeho smysluplného, rozvíjením dovedností, zlepšováním své fyzické kondice – zkrátka čímkoliv přínosnějším, než hodinovým vláčením se dopravními prostředky.

Pomyslná váha může být vnímána i jako rovnice. Na jedné straně čas, na straně druhé celý váš život. Co ve svém čase spřádáte, je jen vaše věc. Leckdo si však dokáže povšimnout rozdílů mezi časem stráveným přínosně a časem profláknutým. Přínosný čas vyvolává příjemné emoce. Cestou do kamenného obchodu můžete mít příjemný pocit z ušetřených 100 korun a stejně tak můžete mít i špatný pocit z promarněného času. Vždy záleží na úhlu pohledu.

 

Místo závěru předložím několik nejednoduchých otázek:

Jakou cenu má minuta vašeho času v přepočtu na peníze? (např. při 300 Kč/hod je cena jedné minuty 5 Kč)
Jakou cenu chcete, aby měl váš čas?
Kolik je dost a kolik je málo? Podle čeho (nebo koho) cenu svého času poměřujete?
Jakou roli podle vás hraje vaše výjimečnost a jedinečnost ve vztahu k ceně vašeho času?
Jaké vaše osobnostní dovednosti nejvíce ovlivňují cenu vašeho času?

 

Jak zajistit pořádek v úkolech – myTinyTodo

Jste-li hodně pracovití, je pravděpodobné, že vaše mysl generuje mnoho dílčích úkolů, které je zapotřebí někam zapsat, abyste je mohli podle důležitosti a v pravý čas vykonat.

Naše paměť, není-li dobře trénovaná, má omezené možnosti. Pamatovat si sto nebo dvěstě úkolů můžete (například pomocí imaginárních paměťových zámků) a možná je lze v paměti třídit i tak, aby byly vykonávány postupně jen ty nejdůležitější, avšak paměť byste museli k takovému úkolu dobře vycvičit.
Jednodušší je mít externí systém a nejlépe na webu.

 

 

Pořadač úkolů myTinyTodo

MyTinyTodo není nic než prodloužení vaší paměti, ovšem velmi efektivní. Můžete totiž úkoly vkládat do pořadačů (viz. na ukázce Projekt Web1 a pořadač Osobní rozvoj), třídit podle důležitosti, nastavovat termíny, sepisovat detaily a další.

Nejlépe pochopíte, jak se dá s takovou aplikací pracovat, když ji sami vyzkoušíte.
Demo k otestování naleznete zde. (nemusíte se přihlašovat)

 

 

Filozofie práce s úkolovým systémem

Stačí si zapamatovat následující zásady:

  • úkol musí být elementární – tj. co nejjednodušší, aby jej bylo možné vykonat (není-li úkol vykonatelný, je zpravidla nutné jej rozbít na menší úkoly a vložit je do systému každý zvlášť)
  • je nutné úkoly třídit podle důležitosti – nejnutnější jsou nahoře, nedůležité dole
  • vykonávání úkolů VŽDY shora dolů (nikdy nepřeskakujeme!!)
  • úkoly, které se ocitnou na konci seznamu, pravidelně promazávejte (jsou to většinou jen okradače času)

Nezbytným předpokladem úspěšného nasazení úkolového systému je VYTRVALOST. Samo se nic nevyřeší.

 

 

Proč se vyplatí mít softwarový úkolový list a on-line?

  • vždy po ruce (myTinyTodo podporuje i mobily)
  • v úkolových listech typu TaskFreak můžete úkoly delegovat na spolupracovníky
  • výborně se nastavuje priorita (úkoly stačí uspořádat přetažením)

 

 

Srovnání s papírovým „notýskem“

Papírový pořadač na úkoly má tyto nevýhody:

  • nepřehlednost
    – úkoly nelze přesouvat na začátek seznamu podle priorit (můžete buď seznam stále přepisovat nebo číslovat položky podle priorit)
    – škrtání vykonaných úkolů nenapomáhá příliš ke zpřehlednění
  • „notýsek“ se snadno ztrácí a není vždy po ruce

 

 

Instalace

Systémové požadavky:

  • PHP 5.2.0 nebo vyšší
  • PHP rozšíření: php_mysql, php_pdo, php_pdo_sqlite

Na většině běžných hostingů jsou požadavky splněny.

 

 

Závěr

Sebelepší pořadač úkolů je k ničemu, pokud si nevytvoříme silný návyk v jeho používání. Vytrvalost je naprosto nutným předpokladem pro dosažení úspěchu.

Vykonávání úkolů podle priorit

Dosud nejefektivnější a nejjednodušší způsob, jak zvládat neustálý nedostatek času, je přidělovat priority všemu co děláme na základě důležitosti ve vztahu k cílům. Podmínkou funkčnosti takového systému je důsledné vykonávání jednotlivých elementárních úkolů a sice vždy od nejprioritnějších, k méně důležitým, přičemž na ty s nejnižší prioritou se většinou ani nedostane. A v tom je to kouzlo. Čas věnujete jen tomu, co vám něco přináší.
Od výrazu „Time Management“ jsem v podstatě upustil. Jde řídit čas?! Neřekl bych. Můžeme se rozhodovat co budeme v čase dělat? Můžeme.

 

Systém plnění úkolů podle priorit:

  1. vytváříme a udržujeme seznam elementárních úkolů
  2. u každého úkolu zaznamenáme prioritu (jakou má úkol důležitost ve vztahu k hlavním cílům?)
  3. seznam setřídíme podle priorit od nejvyšší po nejnižší (efektivní je stupnice od 1 do 5 nebo od 1 do 10)
  4. nikdy nepřeskakujeme pořadí – vždy vykonáváme jenom úkoly s nejvyšší prioritou!
  5. nejde-li úkol vyřešit, rozbijeme jej na jednodušší části
  6. úkoly delegujeme na specialisty/spolupracovníky

Jednotlivé úkoly musí být jednoduché (elementární). Potom budou většinou proveditelné. (Máme-li rozvinutou emoční inteligenci natolik, že se dokážeme ovládat. Pouhý intelekt na to zdaleka nestačí.)
Nesnazší aplikace výše uvedeného systému spočívá v zapisování úkolů do obyčejného textového souboru (soubory s příponou txt). Tento soubor můžete mít na viditelném místě na Ploše a denně s ním pracovat.
Ze začátku bývá těžké vůbec si vzpomenout, že mám nějaký nový systém. Stačí však přetáhnout soubor do složky „Po spuštění“ a pak se otevírá automaticky při startu.

Chápu, že pro mnohé může být takto primitivní systém přehlédnutelný, ovšem v jednoduchosti je síla a v tomto případě si to můžete snadno vyzkoušet.

Máte-li nějaký svůj vlastní odzkušený jednoduchý systém a chcete-li se podělit o zkušenosti, je zde dostatek prostoru.