Organizování nebo chaos

Hledáním cest jak dosahovat úspěchu a tedy jak maximalizovat produktivitu se zabývám již delší dobu. Na začátku se zdálo, že to bude jednoduché. Realita se však vybarvila jinak. I přes veškerou snahu se prostě nedaří uspořádat vše tak, abych s tím byl spokojený. Chaos bývá na denním pořádku. Ale kdo ví, možná jsem jen zdeformovaný tím, jak sleduji s oblibou megaúspěšné podnikatele typu Elon Musk.
Každopádně největší problém jsou fyzická omezení mozku. Je těžké předrátovat již existující neuronové spoje.  Bez toho ale zůstáváte na stejném místě – jste potom pořád stejně nedokonalí a neproduktivní. Lidé s lepšími predispozicemi a v ranném věku naučenými vzory chování vás vždy předhoní. Musíte si zkrátka vyrobit pro nedokonalý mozek „protézy“ – externí systémy. Řídíte-li firmu nebo větší domácnost, může se vám vyplatit investovat čas do systému pro organizování věcí, postupů, pravidel a lidí, což zde trochu rozeberu.

boj proti chaosu

Postupy a pravidla uložené ve stromové struktuře

Domnívám se, že pro úspěšné nadnárodní korporace je toto něčím zcela samozřejmým. Pro malé firmy to však úplně samozřejmé není.
Ať už se bavíme o firmě nebo o řízení domácnosti, obojí vyžaduje pro zajištění úspěchu dobrou organizovanost. Jak ale všechno v životě přehledně zorganizovat?
Odpověď lze nalézt v přírodě. Stromová struktura se využívá například při formování organizací (států, firem, …).

 

Výchozí bod

Každá stromová (nebo pyramidová) struktura má jeden jasný vstupní bod. Z tohoto místa se dostanete po logicky uspořádaných větvích rychle kamkoliv do hloubky.
To je zřejmá věc. Mnoho lidí však neví, že již ve výchozím bodě musíte mít jasně definovaná pravidla pro budování a udržování celé struktury. Pokud taková pravidla či postupy chybí, strom nikdy nenaroste do použitelné velikosti – zbude z něj za pár týdnů nebo měsíců jen suchý pahýl nebo přebubřelý nepřehledný chaos.

 

Vizualizace

Stromová struktura může být například mind mapa, pyramida z propojených boxů, obrázek stromu s popisy na jednotlivých větvích, nebo i jen obyčejný seznam s odrážkami. Podstatné je určit jasně kde bude umístěný výchozí bod. Pokud často sedíte u počítače, bude pro vás asi nejjednodušší umístit tento bod na plochu. Může jím být složka s podsložkami,  nebo zástupce pro spuštění programu (např. Mindjet Manager, Word, CorelDraw – záleží jenom na tom v čem se cítíte nejlépe). Věříte-li více hmatatelnému světu, potom se výchozím bodem může stát první šuplík vašeho praconího stolu, pořadač, nebo regál ve skříni. Je to zkrátka místo, kam když přijdete, tak se díky perfektně udržované struktuře dokumentů okamžitě zorientujete, ujasníte si priority a pustíte se do smysluplného boje s chaosem.

 

Co by mohlo být na prvním „nádvoří“?

Jak už jsem naznačil, mělo by tam být jasně definováno, jak celou strukturu budovat a aktualizovat. Je tím myšleno zejména definování oblastí činností, funkcí členů skupin, obecných postupů (např. kdo a jak často musí aktualizovat dokumenty, v jakém rozsahu zapisovat, jaké jsou kategorie či oblasti, jak provádět odsouhlasení pravidel apod.).

V případě vedení domácnosti se nabízí k vymezení tyto oblasti:

  • Pravidla pro určování pravidel
  • Pořádek a čistota
  • Nákupy a vaření
  • Zdravý životní styl
  • Volný čas a rekreace
  • Výchova dětí

Říkáte si teď „To je fakt blázen, chce organizovat rodinu jako firmu!“?
Opravdu ale věříte, že mít spokojený rodinný život je možné bez pravidel – v chaosu? Co způsobuje nejvíce hádek a rozporů? Nejasná pravidla a postupy, laxní přístup. Pocity křivdy a nespravedlnosti  jsou na prvním místě. Nebo věříte, že hádky jsou normální a nezbytnou součástí rodinného života? Myslíte si, že poklidné soužití občanů státu by bylo možné bez jasně definovaných zákonů?

Ve složce Pořádek můžete mít například obyčejný textový soubor „pravidla.txt“ kde zapíšete kdo vynáší koše, kdo myje nádobí, kdo a kdy myje podlahy,  kdo pere a věší prádlo, kdo a kdy žehlí, apod. Pokud dojde při úklidové aktivitě ke sporu, můžete odkázat na zde definovaná pravidla a spor tím zneutralizovat. Uvědomte si, že nevyřešené spory, byť se týkají naprostých blbostí, narušují vztahy. Pociťovaná příkoří se kdesi hluboko v podvědomí sčítají, až jednoho dne explodují.

Ve složce Nákupy a vaření můžete mít třeba soubor „nákupy.txt“ a soubor „vaření.txt“. Kdo, kdy a co jezdí nakupovat, kdo a kdy vaří, apod.

 

Organizování firmy

Ve firmě je naprostou nezbytností formovat pravidla a postupy, protože jinak se organizace připravuje o možnost růstu. Malý živnostník vše potřebné snadno unosí v hlavě, firma o pěti zaměstnancích již o poznání hůře, přičemž velký problém nastává v momentě, kdy některý z pracovníků ve firmě skončí a vše co bylo důležité si odnese v hlavě s sebou.

Organizování prakticky

Výchozím bodem dnes bývá rozhraní databáze, ERP, CRM nebo něco podobného. Malá firma si však vystačí v pohodě třeba i jen s phpMyFAQ. Podstatné je, aby bylo možné pomocí klíčových slov okamžitě získat odpověď na jakýkoliv myslitelný dotaz. Potom je daný systém velmi efektivní a nepostradatelný.
Nám se vyplatilo mít výchozí bod i ve fyzické podobě. Příručky tiskneme přímo z informačního systému. Ono přeci jen když má někdo začít pracovat se strojem, nebo organizovat položky ve skladu,  tak není úplně praktické odbíhat stále k počítači a pročítat pracovní postupy na obrazovce monitoru.

Štítkování

Občas manažeři zapomínají propojit informace uložené v databázi s hmotným světem. Připravte si samolepky a nebojte se vše co jde v kanceláři i ve výrobě pečlivě oštítkovat. Myslím tím zejména různé přihrádky, fochy, regály, šuplíky, příručky, skříňky, krabice, palety, stroje, počítače a jiný inventář. (Na pracovníky ale raději nic nelepte ani na jejich židle.) Výstižně popsané „depozitáře“ ocení zejména nově příchozí pracovníci.

Debordelizace

Informace se mnohdy rozrůstají rychlostí štěpení atomu plutonia a vedou k destrukci. Přebujelá informační báze je spíše pro zlost než k užitku. Ve výchozím bodě musí být jasně definováno i jak a co uklízet a mazat. Psát sáhodlouhé referáty o tom jak co udělat si mohou dovolit snad jen ve státních organizacích nebo v monopolech.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

*