Jakou cenu má váš čas?

Jedna otřepaná fráze praví: „Čas jsou peníze.“ Podle mého názoru jde o dvě věci, přičemž každá se nalézá na jedné straně vah.

Čas můžeme spalovat mnoha způsoby. Můžeme snít, hrát si, odpočívat, bavit se, tvořit, pracovat, prudit, učit se, hledat způsoby jak zpomalit stárnutí … a miliony dalších činností. Ale jakou cenu má náš čas? Je možné přepočítat hodiny na peníze? Ve většině organizací se to tak dělá. Máte hodinovou mzdu a dostáváte zaplaceno za čas, který obětujete pro blaho společnosti. Pokud to, co odevzdáváte, nesplňuje očekávání, zpravidla musíte dělat něco jiného nebo něco méně náročného. Dokážete-li něco udělat stejně dobře jako jiní, ale rychleji, potom má vaše práce větší cenu.

Váš čas je vyvažován penězi. Tím to však nekončí. Čas je vyvažován vším – zdravím, dovednostmi, znalostmi, vědomostmi … Za peníze je však do určité míry možné vše koupit, proto je zjednodušeně umístíme na misku vah jako souhrného zástupce – představitele všeho co je na této straně časem vyvažováno.

Má i čas ve „volném čase“ na peníze přepočitatelnou hodnotu? Řekl bych, že váš čas má stejnou hodnotu ať už jste v práci nebo se díváte doma na televizi. Zaplaceno sice dostanete jen za práci, ale v době kdy sledujete televizi vám unikají příležitosti (například příležitosti zlepšovat své zdraví, své dovednosti, rozhled, přehled, možnosti). Svůj čas spotřebováváte tak i tak. Odpočinek má smysl – třeba i u televize. Přepínat zoufale dálkový ovladač z jednoho programu na druhý se ale smysluplně nejeví. Mezi ztrátou a investicí je rozdíl. Odpočinek je investice. Zevlování je ztráta.

Dovednosti se získávají syntézou předchozích dovedností a nových vjemů. Zpravidla čím větší dovednosti, tím více času bylo na jejich vytvoření potřeba. Člověk, kterému jsou druzí ochotní platit 1000 nebo i 5000 korun na hodinu a bez mrknutí oka, si tyto peníze zaslouží. Jeho prodaný čas přináší hodnotu, jinak by mu neplatili.

Pablo Picasso prý seděl v restauraci a přišla k němu nějaká žena. S obdivem sledovala jeho práci, až se odvážila požádat jej, zda by jí mohl také něco nakreslit a podala mu kousek papíru.
Picasso vzal papír a během chvilky vytvořil jednoduchou, ale krásnou skicu. Podal ženě papír nazpět a řekl „Ten obrázek bude za deset tisíc dolarů.“
Žena byla šokována: „Ale, mistře, vždyť vám to trvalo jen pár minut! Není deset tisíc dolarů příliš mnoho za několik minut práce?“
Picasso odvětil: „Nakreslil jsem tento obrázek za pár minut, ale celý život mi trvalo, než jsem se to takto naučil.“

Hodnota vašeho času je určována tím, jak jste přínosní pro druhé. Čím více času promyšleně investujete do svých dovedností a schopností, tím větší je naděje, že budete druhými oceňováni a odměňováni.
Je sice možné tvrdit, že mnoho lidí je odměňováno za nic, i tito lidé však museli vyvinout značné úsilí, aby je ostatní za to nic odměňovali. Nadáváte-li například na politiky, že dostávají zaplaceno za mizerně odváděnou práci, zkuste se nejprve do vysoké politiky dostat.
Svou roli v dosahování úspěchu hraje jistě i náhoda. Příležitosti včas rozpoznávají a uchopují jen někteří lidé. Pro jiné jsou neviditelné, takže ani náhoda jim nepomůže.

Dnes je velmi populární nakupování přes internet. Kupující často chtějí ušetřit tím, že si zboží vyzvednou osobně, aby nemuseli platit poštovné. Jedou potom třeba i třicet minut do obchodu a třicet minut zpátky. Je-li poštovné v průměru 100 Kč, vyplatí se hodinová cesta když vyděláváte 300 Kč za hodinu? Můžete namítnout, že vyděláváte pouze v práci a mimo práci vám nikdo 300 na hodinu nedá. Námitek však může být více druhů. Někdo by mohl namítnout, že když vaše hodina času v práci má cenu 300 korun, potom jde o ekvivalent potenciálních dovedností, které byste mohli ve volném čase získávat a uplatňovat i v jiných oblastech života než v získávání peněz – například zdokonalováním vztahů s jinými lidmi, tvorbou něčeho smysluplného, rozvíjením dovedností, zlepšováním své fyzické kondice – zkrátka čímkoliv přínosnějším, než hodinovým vláčením se dopravními prostředky.

Pomyslná váha může být vnímána i jako rovnice. Na jedné straně čas, na straně druhé celý váš život. Co ve svém čase spřádáte, je jen vaše věc. Leckdo si však dokáže povšimnout rozdílů mezi časem stráveným přínosně a časem profláknutým. Přínosný čas vyvolává příjemné emoce. Cestou do kamenného obchodu můžete mít příjemný pocit z ušetřených 100 korun a stejně tak můžete mít i špatný pocit z promarněného času. Vždy záleží na úhlu pohledu.

 

Místo závěru předložím několik nejednoduchých otázek:

Jakou cenu má minuta vašeho času v přepočtu na peníze? (např. při 300 Kč/hod je cena jedné minuty 5 Kč)
Jakou cenu chcete, aby měl váš čas?
Kolik je dost a kolik je málo? Podle čeho (nebo koho) cenu svého času poměřujete?
Jakou roli podle vás hraje vaše výjimečnost a jedinečnost ve vztahu k ceně vašeho času?
Jaké vaše osobnostní dovednosti nejvíce ovlivňují cenu vašeho času?

 

Jak zajistit pořádek v úkolech – myTinyTodo

Jste-li hodně pracovití, je pravděpodobné, že vaše mysl generuje mnoho dílčích úkolů, které je zapotřebí někam zapsat, abyste je mohli podle důležitosti a v pravý čas vykonat.

Naše paměť, není-li dobře trénovaná, má omezené možnosti. Pamatovat si sto nebo dvěstě úkolů můžete (například pomocí imaginárních paměťových zámků) a možná je lze v paměti třídit i tak, aby byly vykonávány postupně jen ty nejdůležitější, avšak paměť byste museli k takovému úkolu dobře vycvičit.
Jednodušší je mít externí systém a nejlépe na webu.

 

 

Pořadač úkolů myTinyTodo

MyTinyTodo není nic než prodloužení vaší paměti, ovšem velmi efektivní. Můžete totiž úkoly vkládat do pořadačů (viz. na ukázce Projekt Web1 a pořadač Osobní rozvoj), třídit podle důležitosti, nastavovat termíny, sepisovat detaily a další.

Nejlépe pochopíte, jak se dá s takovou aplikací pracovat, když ji sami vyzkoušíte.
Demo k otestování naleznete zde. (nemusíte se přihlašovat)

 

 

Filozofie práce s úkolovým systémem

Stačí si zapamatovat následující zásady:

  • úkol musí být elementární – tj. co nejjednodušší, aby jej bylo možné vykonat (není-li úkol vykonatelný, je zpravidla nutné jej rozbít na menší úkoly a vložit je do systému každý zvlášť)
  • je nutné úkoly třídit podle důležitosti – nejnutnější jsou nahoře, nedůležité dole
  • vykonávání úkolů VŽDY shora dolů (nikdy nepřeskakujeme!!)
  • úkoly, které se ocitnou na konci seznamu, pravidelně promazávejte (jsou to většinou jen okradače času)

Nezbytným předpokladem úspěšného nasazení úkolového systému je VYTRVALOST. Samo se nic nevyřeší.

 

 

Proč se vyplatí mít softwarový úkolový list a on-line?

  • vždy po ruce (myTinyTodo podporuje i mobily)
  • v úkolových listech typu TaskFreak můžete úkoly delegovat na spolupracovníky
  • výborně se nastavuje priorita (úkoly stačí uspořádat přetažením)

 

 

Srovnání s papírovým „notýskem“

Papírový pořadač na úkoly má tyto nevýhody:

  • nepřehlednost
    – úkoly nelze přesouvat na začátek seznamu podle priorit (můžete buď seznam stále přepisovat nebo číslovat položky podle priorit)
    – škrtání vykonaných úkolů nenapomáhá příliš ke zpřehlednění
  • „notýsek“ se snadno ztrácí a není vždy po ruce

 

 

Instalace

Systémové požadavky:

  • PHP 5.2.0 nebo vyšší
  • PHP rozšíření: php_mysql, php_pdo, php_pdo_sqlite

Na většině běžných hostingů jsou požadavky splněny.

 

 

Závěr

Sebelepší pořadač úkolů je k ničemu, pokud si nevytvoříme silný návyk v jeho používání. Vytrvalost je naprosto nutným předpokladem pro dosažení úspěchu.

Efektivní vedoucí – Peter F. Drucker [výpisky z knihy]

Peter F. Drucker byl znám jako rádce a konzultant pro veřejné, vládní a podnikové organizace v USA i v zahraničí. Je považován za zakladatele moderního managementu.


Kniha Efektivní vedoucí je určena především vedoucím pracovníkům. Myšlenky v ní obsažené však může aplikovat každý, kdo hledá účinnější způsoby jak být v každodenním snažení efektivnější.

 

Jaké jsou základy efektivnosti vedoucího pracovníka?

  • Klade si otázky: „Co je potřeba udělat?“ a „Co je dobré pro organizaci?“
  • Vypracovává plány aktivního jednání.
  • Přebírá odpovědnost za rozhodnutí a za komunikaci.
  • Soustřeďuje se především na příležitosti (ne na problémy).
  • Přemýšlí a vyjadřuje se spíše se zřetelem k „my“ než „já“.

Otázka „Co je potřeba udělat?“ nezní „Co chci udělat?“. Tato otázka téměř vždy obsahuje více než jeden naléhavý úkol.

Jaké jsou žádoucí výsledky a cíle? Vypracování plánu aktivního jednání je zmapování cesty k cíli a naplánování postupu. Plán jednání je vyjádřením záměrů.

Každý úspěch vytváří nové příležitosti – stejně tak i nezdar.

Rozhodnutí není přijato, dokud lidé neznají:

  • jméno osoby, která je odpovědna za jeho realizaci;
  • konečný termín;
  • jména lidí, kterých se bude rozhodnutí týkat.

 

 

Pět návyků myšlení, které je nutné si osvojit, aby se člověk stal efektivním:

  1. vím na co vynakládám svůj čas
  2. snažím se o výsledky
    Ptám se: „Čeho má být dosaženo? Jaké musí být výsledky mé práce?“
  3. stavím na svých silných stránkách a na silných stránkách spolupracovníků; začínám tím, co již umím
  4. soustředím se na omezený počet oblastí; držím se stanovených priorit; nejdůležitější věci dělám vždy jako první
  5. dělám správné kroky ve správném pořadí; zvažuji svá rozhodnutí

 

Poznej svůj čas

Vím na co vynakládám svůj čas:

  • zaznamenávám a sleduji co dělám (vyhodnocuji co dělám)
  • řídím co dělám (rozhoduji se podle priorit)
  • seskupuji činnosti v souvislé jednotky (dávková práce)

 

Jde o vytváření a zdokonalování procesů „dosahování výsledků“.


Efektivní pracovníci se vyznačují ze všeho nejvíce pozornou a pečlivou péčí o čas.

Nelze spoléhat na paměť, když jde o vyhodnocování efektivnosti využívání času. Člověk ztrácí představu o čase velmi snadno. Pro vyhodnocování efektivnosti je zapotřebí provádět měření a nejlépe pomocí asistenta.

Má-li efektivní pracovník řídit své jednání efektivně, musí vědět na co spotřebovává čas.

Je zapotřebí uspořádat činnosti do velkých souvislých jednotek, ale pracovat s přestávkami.

Vrcholoví vedoucí si v organizacích pravidelně vyhrazují čas na kontakt se znalostními pracovníky a ptají se jich:

„Co bychom my ve vedení této organizace měli vědět o vaší práci?“

„Kde vidíte příležitosti, kterých nevyužíváme?“

„Vidíte nějaká nebezpečí, která dosud přehlížíme?“

 

Hlavní příčiny časových ztrát:

1. Nedostatek systematičnosti či prozíravosti. (Typickým příkladem jsou pravidelně se opakující krize.)

2. Zapojení příliš velkého počtu pracovníků.

3. Špatná organizace práce.  Jejím příznakem je nadměrný počet porad. Porady jsou přiznáním nedostatečné organizovanosti. Buď se totiž lidé radí, nebo pracují. Nelze dělat obojí současně.

4. Špatná práce s informacemi.

 

Čím více lidí má organizace, tím častěji jsou zapotřebí personální rozhodnutí.

Někdejší ředitel General Motors údajně prohlásil: „Nemám žádné tajemství mého úspěchu – jednoduše vycházím z toho, že první jméno, které mě napadne, pravděpodobně nebude správné – a proto celý myšlenkový a analytický proces několikrát opakuji, než se rozhodnu jednat.“

Z praxe vyplývá, že personálním rozhodnutím je nutné věnovat několik hodin nepřetržitých a ničím nerušených úvah, pokud má být rozhodnutí s co největší pravděpodobností správné.

 

První věci na první místo

Pokud existuje nějaké „tajemství“ efektivnosti, tak je to soustředěnost. Efektivní pracovníci dělají nejdříve nejdůležitější věci a vždy dělají jen jednu věc. (Při práci je zapotřebí využívat dočasnou paměť. Její kapacita je omezená.)
Lidé, kteří zvládají hodně věcí, a přitom tolik obtížných, pracují vždy jen na jediné. V důsledku toho na ně na všechny nakonec potřebují mnohem méně času než my ostatní.
[pozn. autora: Představme si práci programátora. Při programování potřebuje zpravidla pracovat s větším množstvím funkcí a proměnných. Musí si pamatovat jejich názvy a jak s nimi pracovat. Pokud by pracoval na více projektech najednou, musel by si pamatovat i názvy funkcí a proměnných z ostatních projektů. Nejenže by bylo obtížné si vše pamatovat, ale docházelo by častěji k chybám, bylo by mnohem náročnější vyznat se v tolika řádcích kódu a co je nejhorší, i kdyby si vše dobře pamatoval a dokázal se v každém projektu rychle zorientovat, nijak by se tím práce neurychlila! Multitasking je záminka pro vyhýbání se vytrvalé soustředěné práci.]

Je zřejmé, že na dokončení všech úkolů nikdy nebude dostatek času. Proto je nutné věnovat čas pouze těm nejdůležitějším úkolům. Čím vyšší přispění, tím větší a souvislejší časové úseky jsou zapotřebí.

 

Prvky procesu rozhodování

1. Pochopení povahy problému: Jedná se o obecný problém, který lze řešit podle pravidel či zásad, nebo se jedná o výjimečný případ?

2. Určení mezních podmínek. Co má rozhodnutí přinést? Jaké jsou cíle? Jaké jsou minimální výsledky, které musí zajistit? Jakým podmínkám musí vyhovovat?

3. Důkladné promyšlení jak má vypadat řešení vyhovující mezním podmínkám. Rozhodnutí je volba mezi alternativami. (Jen výjimečně se rozhoduje mezi tím, co je správné, a tím, co je nesprávné.) V nejlepším případě jde o volbu mezi „téměř správným“ a „pravděpodobně nesprávným“.

4. Začlenění aktivního opatření směřujícího k realizaci rozhodnutí do rozhodnutí samého.

5. Zajištění zpětné vazby, která prověřuje správnost a efektivnost rozhodnutí s ohledem na skutečný běh událostí.

 

 

Vykonávání úkolů podle priorit

Dosud nejefektivnější a nejjednodušší způsob, jak zvládat neustálý nedostatek času, je přidělovat priority všemu co děláme na základě důležitosti ve vztahu k cílům. Podmínkou funkčnosti takového systému je důsledné vykonávání jednotlivých elementárních úkolů a sice vždy od nejprioritnějších, k méně důležitým, přičemž na ty s nejnižší prioritou se většinou ani nedostane. A v tom je to kouzlo. Čas věnujete jen tomu, co vám něco přináší.
Od výrazu „Time Management“ jsem v podstatě upustil. Jde řídit čas?! Neřekl bych. Můžeme se rozhodovat co budeme v čase dělat? Můžeme.

 

Systém plnění úkolů podle priorit:

  1. vytváříme a udržujeme seznam elementárních úkolů
  2. u každého úkolu zaznamenáme prioritu (jakou má úkol důležitost ve vztahu k hlavním cílům?)
  3. seznam setřídíme podle priorit od nejvyšší po nejnižší (efektivní je stupnice od 1 do 5 nebo od 1 do 10)
  4. nikdy nepřeskakujeme pořadí – vždy vykonáváme jenom úkoly s nejvyšší prioritou!
  5. nejde-li úkol vyřešit, rozbijeme jej na jednodušší části
  6. úkoly delegujeme na specialisty/spolupracovníky

Jednotlivé úkoly musí být jednoduché (elementární). Potom budou většinou proveditelné. (Máme-li rozvinutou emoční inteligenci natolik, že se dokážeme ovládat. Pouhý intelekt na to zdaleka nestačí.)
Nesnazší aplikace výše uvedeného systému spočívá v zapisování úkolů do obyčejného textového souboru (soubory s příponou txt). Tento soubor můžete mít na viditelném místě na Ploše a denně s ním pracovat.
Ze začátku bývá těžké vůbec si vzpomenout, že mám nějaký nový systém. Stačí však přetáhnout soubor do složky „Po spuštění“ a pak se otevírá automaticky při startu.

Chápu, že pro mnohé může být takto primitivní systém přehlédnutelný, ovšem v jednoduchosti je síla a v tomto případě si to můžete snadno vyzkoušet.

Máte-li nějaký svůj vlastní odzkušený jednoduchý systém a chcete-li se podělit o zkušenosti, je zde dostatek prostoru.