Jak používat denní plánovač

Patříte k lidem, kteří chtějí mít na konci dne dobrý pocit z odvedené práce? Stává se Vám, že nemáte jasno co přinese největší užitek, nebo čemu se právě teď věnovat? Nevíte kam dřív skočit? Často odbíháte od povinností k zábavě?

Nemusíte hned podstupovat vojenský dril, abyste si dali život do latě a věřili, že díky tomu budete spokojenější a bohatší. Stačí vnést do většiny dní jednoduchou promyšlenou rutinu, například s pomocí plánovače poslední generace.

Plánovač Taurus vychází z mnoha let pokusů a omylů největších mágů „time managementu“.

Mezi největší omyly lze zařadit samotnou myšlenku tzv. „time managementu“. Proč je to omyl? Protože čas nelze řídit! Běží svou vlastní rychlostí bez ohledu na cokoliv. Plánování pomocí diáře nemohlo nikdy skutečně fungovat. Chybělo rozhodování o tom, co je a co není podstatné.
Opačným způsobem, tedy bez komponenty „čas“, to ale také nemůže fungovat. Nelze pouze určovat priority a řešit úkoly bez časového rámce, protože člověk je od přírody „líná potvora“. Když nemáte žádné termíny, po nějaké době se zcela vytratí produktivita (a tím i konkurenceschopnost).

Řešením je syntéza poznatků do systému, kde hrají roli cíle, priority i časové rámce. Aby se však člověk nestal jenom fanatickým řešitelem úkolů, který se za pár týdnů vyčerpá nebo zhroutí, bylo zapotřebí vnést do rovnice úspěchu i naší fyzickou podstatu, náš „hardware“, tedy tělo. O tom se rozepíši více později.

Možná Vám přijde trochu zvláštní, že jde o plánovač ve fyzické podobě. Vždyť je dnes vše digitální! Proč by měl být plánovač poslední generace papírový?!

Odpověď je jednoduchá. Protože digitální plánovače fungují jen pár dnů či týdnů. Zkoušel jsem všechny možné a nemožné plánovače a organizéry. Zkoušel jsem to řadu let. Dokonce jsem jednu dobu věřil, že aby to fungovalo dlouhodobě, je nutné si plánovač naprogramovat přesně na míru, což jsem také udělal. Nefugovalo to! Ani super vyladěný softwarový plánovač na míru nelze dlouhodobě používat.
Netvrdím, že papírový plánovač lze používat až do smrti. Mám však zkušenost, že lze s větším úspěchem používat delší dobu, než sebevychytanější digitální apka. Máte-li fyzický plánovač při ruce, stačí jeden pohled a hned jste v obraze ať se děje co se děje. Víte kam směřujete i proč. Víte co máte právě teď udělat, na čem pracovat, čemu obětovat drahocenný čas. Je to Váš záchranný kruh a kotva v jednom.

Podívejme se nyní, co plánovač obsahuje a jak s ním lze pracovat.

Abyste předešli (nebo minimalizovali) zklamání a frustraci, je zapotřebí věnovat pozornost více oblastem zároveň; jmenovitě průběžnému vzdělávání, fyzické a psychické kondici, vztahům (rodina, přátelé, společnost), zábavě (koníčky, relaxace) a dalším sférám. Zanedbávání důležitých oblastí se po čase většinou vymstí, proto je vhodné celostní plánování.

Představte si to jako mrakodrap. Nejprve je vhodné sepsat čeho chcete dosáhnout, aby nedošlo k sesypání Vaší životní stavby pod vlastní vahou či z důvodu vnějších vlivů na jednu hromadu. Jde o stabilizaci pilířů, na kterých se nese Váš život. Teprve potom má smysl začít budovat „vyšší patra“.

Na obrázku níže je list z plánovače, který nazývám „CÍLE HLAVNÍ“. Představte si jej jako půdorys mrakodrapu, kde jednotlivé obdélníky jsou pilíře, na kterých vše stojí.

cíle hlavní

Do obdélníčků si budete zapisovat Vaše hlavní cíle. Například políčko cíle OSOBNÍ, slouží především k ujasnění kým chcete být, jaké chcete mít vlastnosti. Člověk se může do určité míry měnit i charakterově. Mnohdy jde totiž pouze o to ovládnout užitečné návyky a potom působíte jako někdo jiný (a někým jiným se skutečně i stáváte). Tak například můžete v políčku OSOBNÍ uvést: „Udržuji ve všem pořádek.“
Nemá smysl psát „Chci mít ve všem pořádek.“ Takto to nefunguje. Změny přichází zevnitř. Teprve když uvěříte, že je pro vás důležitý pořádek, jen pak se začne pořádek objevovat.
V políčku „PRACOVNÍ“ to svádí k zapsání nesmyslů typu „Chci to dotáhnout na ředitele.“ Je však praktičtější zapisovat trochu jiné cíle, například „Soustředím se plně na práci minimálně polovinu pracovní doby.“, „Pozorně naslouchám druhým a podporuji je.“, „V práci se nenudím, protože mám odvahu učit se nové věci a jít stále dopředu.“, „Podstupuji výzvy, stále se zlepšuji a rostu.“

Nejde jen o to mít nějaké realistické (a zároveň praktické) cíle, ale také je zapotřebí ptát se sama sebe, proč je dobré si za svými cíli jít a jak mi jejich dosahování pomůže. Je-li řeč o ZDRAVÍ, může Vás v souvislosti s plánováním zajímat především výkonnost, čilost, energie, imunita. Máte-li například nadváhu, je nesmysl zapsat si jako cíl: „Chci zhubnout.“ Místo toho je vhodnější napsat kupříkladu „Baví mě jíst zdravě a rychlá chůze 5 km denně, abych měl hodně energie.“

Neméně důležitý je pilíř DOVEDNOSTI, který představuje i znalosti a vědomosti. Dovednosti jsou tím hlavním, co přináší výsledky. Učit nové věci se musíme průběžně celý život. Jen málokdo si vystačí s tím, co mu dala škola.
Chcete-li se například zdokonalit v angličtině, nezapíšete si „Chci se naučit pořádně anglicky.“ Namísto toho je vhodnější napsat třeba „Každý den studuji gramatiku a zdokonaluji se v AJ psaním článků/příspěvků/komentářů.“

VZTAHY jsou zvláštní kapitola sama o sobě. Výše uvedené zde platí dvojnásob. Cíle v této sféře nejsou o druhých, ale především o Vás. Je to šílené, já vím. Druzí se k nám většinou chovají podle toho, jak se chováme my k nim. Jaké cíle si můžete dát? Co třeba „Snažím se vždy vcítit do druhých.“
Jistě časem své vlastní cíle v této sféře objevíte.

Do plánovače jsem zařadil i stránku, kterou s názvem BRAINSTORMING. Brainstorming je sice spíše skupinová záležitost, lze však provozovat i samostatně. Podstatné je nezavrhovat předem žádné myšlenky a zapsat bez odsuzování cokoliv. Volné myšlení je mnohdy zdrojem nečekaných nápadů.

priority - brainstorming

Než začnete jitřit své nespoutané myšlení v oblasti hledání cílů, může Vám trochu napomoci očíslovat pro Vás důležité pořadí oblastí, na které se potřebujete více zaměřit. Máte-li setříděné priority, bude samotný brainstorming produktivnější. A jak takovou bouři myšlenek provozovat? Jednoduše heslovitě zapisujte vše co vás napadne (v souvislosti s cíli). Nechte to klidně i pár dnů uležet. Následně zakroužkujte nejzajímavější hesla. Půjde pravděpodobně o hodnotově nejdůležitější oblasti, na které byste měli při plánování myslet častěji, abyste dosáhli větší úrovně spokojenosti.

Od pilířů (hlavních cílů) k vykonávání jednotlivých akcí, které vedou k hmatatelným výsledkům a tím k posunu k cílům, nás dělí ještě mezikrok v podobě pracovního listu nazvaného ROZBOR CÍLE.

Řada cílů má totiž velmi nejasnou podobu, kterou je zapotřebí nejprve maximálně přiblížit a rozjasnit. Do políčka Cíl si zapíšete konkrétní větší cíl, například „Založit obchůdek na Etsy.com“. Do políčka Důvod si zapíšete proč toho cíle chcete dosáhnout, např. „Pro získání zkušeností.“ (V případě tohoto konkrétního cíle bohužel vzhledem k přesycení trhu není příliš rozumné psát, že cílem je „Vydělat peníze.“, protože více peněz na Etsy vydělává jen několik málo procent prodejců.)

Denní plánování cílů

Mezičlánek, list ROZBOR CÍLE, nám umožní vyextrahovat uchopitelné elementární úkoly, které již půjde řešit na listech DENNÍ PLÁNOVAČ.
Hlavní milníky zde představují obecnější cíle daného cíle, ze kterých sepisujeme jednotlivé úkoly do tabulky níže. V této tabulce máte k dispozici zaškrtávací políčko pro označení hotového úkolu, sloupec Priorita a Čas k dokončení. Prioritu má smysl nastavit v případě, kdy byly úkoly sepsány bez ohledu na nutné pořadí jejich vykonání anebo když je úkolů více než je nezbytné. Čas k dokončení by měl být uveden v hodinách. Tato informace slouží ke snadnějšímu zarezervování časů Časovém rozvrhu (v DENNÍM PLÁNOVAČI).

Denní plánovač

Na čem opravdu záleží je bezpodmínečné splnění úkolů v červeném rámečku. Proto je lépe zapisovat jich méně a v co nejjednodušší podobě (jde vlastně o úkoly rozbité na atomy). Sloupec Nejvyšší priority slouží k ujasnění co je opravdu důležité a co potřebujete mít celý den na očích, aby se nestalo, že na to zapomenete. Sloupec Časový rozvrh pomáhá rozložit jednotlivé úkoly na celý den tak, abychom se z toho nesložili a dokázali je účinně řešit. Těžší úkoly dávejte vždy raději na ráno, když ještě máte energii.

Úkoly navíc jsou spíše úkoly, kterým se můžete věnovat za odměnu. Jsou to nedůležité, avšak užitečné věci.

Poslední co zde probereme je tabulka Zdraví. Jak bylo již naznačeno v úvodu, plánovač Taurus se snaží pokrýt i oblasti, které většinou opomíjíme, i když jsou důležité. Zanedbávat zdraví nemusí být nebezpečné jen kvůli riziku nemocí, ale hlavně kvůli riziku zbytečně nízké produktivity. Nadměrný stres produktivitu znatelně ničí, stejně tak slabé netrénované tělo. Rychlá chůze stačí v délce 5 km denně. Osobně doporučuji rozložit chůzi či běhání na několik kratších úseků. Můžete díky tomu zajistit vyšší výkon po celý den. Ujdete-li (nebo uběhnete) například 2 km, zaškrtněte dvě políčka.
Co se týče stravy, tak sami jistě víte, co je vyloženě nezdravé a co tělu prospívá. Když máte prokazatelně zdravý oběd, zaškrtněte kolečko. Doporučuje se jíst maximálně třikrát denně a zažívat v mezičase pocity hladu. Člověk se v celé historii nikdy nepřejídal tak, jako dnes. Pro tělo to není normální. Pocity hladu stimulují k lepšímu výkonu.
Pro regulaci stresu alespoň třikrát denně odpočívejte v tichu a klidu. Stačí si takto odpočinout i jen 5 minut. Nedokážete-li úplně vypnout, můžete relaxovat dalšími způsoby. Podstatné je se při tom co nejvíce uvolnit a nejlépe mimo dosah počítače, tabletu či mobilu.
Zaškrtávací políčko v levém dolním rohu se týká zajištění vyšší imunity. Zinek je v podstatě jediný doplněk stravy s prokazatelným vlivem na zvýšení imunity. Doporučená denní dávka je 15 mg.
Tepelné nepohodlí stimuluje činnost mitochondrií, které přispívají k tomu, že budete cítit více energie. Lze tím též zpomalovat stárnutí, ale především získat více energie k produktivněji stráveným dnům. Mitochondrie jsou malé živé elektrárny. Když je dobře vybudíte, začnou se více snažit a to se projeví na úrovni energie, kterou potřebujete pro řešení rozmanitých úkolů.

 

Denní plánovač Taurus je možné zakoupit zde.