Vykonávání úkolů podle priorit

Dosud nejefektivnější a nejjednodušší způsob, jak zvládat neustálý nedostatek času, je přidělovat priority všemu co děláme na základě důležitosti ve vztahu k cílům. Podmínkou funkčnosti takového systému je důsledné vykonávání jednotlivých elementárních úkolů a sice vždy od nejprioritnějších, k méně důležitým, přičemž na ty s nejnižší prioritou se většinou ani nedostane. A v tom je to kouzlo. Čas věnujete jen tomu, co vám něco přináší.
Od výrazu “Time Management” jsem v podstatě upustil. Jde řídit čas?! Neřekl bych. Můžeme se rozhodovat co budeme v čase dělat? Můžeme.

 

Systém plnění úkolů podle priorit:

  1. vytváříme a udržujeme seznam elementárních úkolů
  2. u každého úkolu zaznamenáme prioritu (jakou má úkol důležitost ve vztahu k hlavním cílům?)
  3. seznam setřídíme podle priorit od nejvyšší po nejnižší (efektivní je stupnice od 1 do 5 nebo od 1 do 10)
  4. nikdy nepřeskakujeme pořadí – vždy vykonáváme jenom úkoly s nejvyšší prioritou!
  5. nejde-li úkol vyřešit, rozbijeme jej na jednodušší části
  6. úkoly delegujeme na specialisty/spolupracovníky

Jednotlivé úkoly musí být jednoduché (elementární). Potom budou většinou proveditelné. (Máme-li rozvinutou emoční inteligenci natolik, že se dokážeme ovládat. Pouhý intelekt na to zdaleka nestačí.)
Nesnazší aplikace výše uvedeného systému spočívá v zapisování úkolů do obyčejného textového souboru (soubory s příponou txt). Tento soubor můžete mít na viditelném místě na Ploše a denně s ním pracovat.
Ze začátku bývá těžké vůbec si vzpomenout, že mám nějaký nový systém. Stačí však přetáhnout soubor do složky “Po spuštění” a pak se otevírá automaticky při startu.

Chápu, že pro mnohé může být takto primitivní systém přehlédnutelný, ovšem v jednoduchosti je síla a v tomto případě si to můžete snadno vyzkoušet.

 

Komentáře k příspěvku:

  • 15.7.2011 at 18:23
    Permalink

    Dobrý den,
    dnes se často jako součást řízení jednotlivých projektů či time managementu (i když chápu Vaše pozastavení nad tímto pojmenováním) udává řízení úkolů, které nakonec využívá většina z nás, kteří máme nějaký pojem o osobní efektivitě. I tolik populární systém jako GTD je z velké části právě o efektivním řízení úkolů a práci na nich.

    Z potřeby efektivně řídit úkoly vznikl náš produkt, online aplikace pro řízení úkolů – TaskManager. Původně určený pro naše interní účely, dnes nabízený na trhu. Umožňuje právě ve Vašem článku zmíněnou prioritizaci úkolů a to až v 9 stupních. Zároveň je schopen úkoly dle této priority řadit a barevně odlišit – pro lepší přehled. A plně v souladu s teorií a praxí GTD (tvůrcem systému GTD je David Allen, kterého zcela jistě znáte) dnes TaskManager umí tvořit i subúkoly. Máte tak možnost velké úkoly rozpracovat až do těch nejmenších a usnadnit si tak postupování ke zdárnému konci.

    V současné době máme k dispozici trial verzi, v níž si můžete systém a jeho výhody plně vyzkoušet. http://www.taskmanager.cz/tmpage/cs/task-manager-zkusebni-verze/. Za zkoušku nic nedáte a jsem přesvědčen, že Vám tato aplikace přinese do Vašeho self-managementu mnoho dobrého.

    Hezký den,

    Michal Kubín,
    IT Park, s.r.o.

  • 17.7.2011 at 04:26
    Permalink

    Zdravím,
    používal jsem hodně http://www.taskfreak.com/original . Velkou výhodou je cena (zdarma) a možnost delegovat úkoly na asistentku (případně na víc spolupracovníků, které se vám povede přesvědčit, aby to začali používat s váma). Na stránkách je i volné přístupné demo http://demo.taskfreak.com/
    Momentálně hledám něco mnohem jednoduššího. Práce s Task Freakem se stává brzy úmorná. Zaseká se to rychle spoustou úkolů a nic se (samo) neřeší. 🙂

    • 29.7.2011 at 13:48
      Permalink

      @Lukáš Nohejl: Tak v tom případě zkuste právě TaskManager. Ceny pro jednotlivce nejsou nijak závratné (jsou srovnatelné s cenou cesty z Brna do Prahy a zpět se společností Student Agency 🙂 ). Při vývoji TaskManagera jsme si dávali zvlášť záležet (už kvůli vlastnímu používání) na maximálně přívětivém uživatelském prostředí. Neustále se také rozšiřuje počet funkcí, které jsou k dispozici. Navíc je TM dostupný i z mobilních zařízení, což mnozí lidé také ocení. V případě jakýchkoli dotazů jsem k dispozici. Zdraví, Michal Kubín, IT Park, s.r.o.

Zde nelze přidávat komentáře.