Jste-li hodně pracovití, je pravděpodobné, že vaše mysl generuje mnoho dílčích úkolů, které je zapotřebí někam zapsat, abyste je mohli podle důležitosti a v pravý čas vykonat.
Naše paměť, není-li dobře trénovaná, má omezené možnosti. Pamatovat si sto nebo dvěstě úkolů můžete (například pomocí imaginárních paměťových zámků) a možná je lze v paměti třídit i tak, aby byly vykonávány postupně jen ty nejdůležitější, avšak paměť byste museli k takovému úkolu dobře vycvičit.
Jednodušší je mít externí systém a nejlépe na webu.
Pořadač úkolů myTinyTodo
MyTinyTodo není nic než prodloužení vaší paměti, ovšem velmi efektivní. Můžete totiž úkoly vkládat do pořadačů (viz. na ukázce Projekt Web1 a pořadač Osobní rozvoj), třídit podle důležitosti, nastavovat termíny, sepisovat detaily a další.
Nejlépe pochopíte, jak se dá s takovou aplikací pracovat, když ji sami vyzkoušíte.
Demo k otestování naleznete zde. (nemusíte se přihlašovat)
Filozofie práce s úkolovým systémem
Stačí si zapamatovat následující zásady:
- úkol musí být elementární – tj. co nejjednodušší, aby jej bylo možné vykonat (není-li úkol vykonatelný, je zpravidla nutné jej rozbít na menší úkoly a vložit je do systému každý zvlášť)
- je nutné úkoly třídit podle důležitosti – nejnutnější jsou nahoře, nedůležité dole
- vykonávání úkolů VŽDY shora dolů (nikdy nepřeskakujeme!!)
- úkoly, které se ocitnou na konci seznamu, pravidelně promazávejte (jsou to většinou jen okradače času)
Nezbytným předpokladem úspěšného nasazení úkolového systému je VYTRVALOST. Samo se nic nevyřeší.
Proč se vyplatí mít softwarový úkolový list a on-line?
- vždy po ruce (myTinyTodo podporuje i mobily)
- v úkolových listech typu TaskFreak můžete úkoly delegovat na spolupracovníky
- výborně se nastavuje priorita (úkoly stačí uspořádat přetažením)
Srovnání s papírovým „notýskem“
Papírový pořadač na úkoly má tyto nevýhody:
- nepřehlednost
– úkoly nelze přesouvat na začátek seznamu podle priorit (můžete buď seznam stále přepisovat nebo číslovat položky podle priorit)
– škrtání vykonaných úkolů nenapomáhá příliš ke zpřehlednění - „notýsek“ se snadno ztrácí a není vždy po ruce
Instalace
Systémové požadavky:
- PHP 5.2.0 nebo vyšší
- PHP rozšíření: php_mysql, php_pdo, php_pdo_sqlite
Na většině běžných hostingů jsou požadavky splněny.
Závěr
Sebelepší pořadač úkolů je k ničemu, pokud si nevytvoříme silný návyk v jeho používání. Vytrvalost je naprosto nutným předpokladem pro dosažení úspěchu.
V poslední době se mi nejvíce osvědčuje nastavovat nejvyšší prioritu pouze pro 3 akce denně.
Zároveň si dávám podmínku, že musí být tyto tři nejdůležitější úkoly vždy splněné. Mohou to být velmi jednoduché věci, ale vždy musí být na konci dne hotové.
Potom vybírám na další den další tři úkoly – z úkolů, které mají vysokou prioritu.
Seznam nyní řadím pouze podle priorit, nikdy jinak.
Tímto způsobem dochází k usazování „úkolového bahna“ na pomyslném dně seznamu, kde přirozeným způsobem „vyhnije“.
Důležité je vytvořit si návyk a dodržovat zásady, jinak může systém selhat.
– na konci dne uspořádat priority pro následující den
– ráno začít s vykonáváním od nejprioritnějších úkolů
– na úkoly s nižší prioritou se NESMÍ sáhnout dokud nejsou hotové úkoly s vyšší prioritou
– MĚNIT PRIORITY BĚHEM DNE JE ZAKÁZÁNO (při práci se vkrádá nutkání změnit priority; sestavení priorit a vykonávání úkolů, jsou dvě odlišné role, které se nikdy nesmí vykonávat zároveň)
Doporučuji online aplikaci Nestíhačka – https://www.nestihacka.cz , pomohla mi s tříděním úkolů, spoluprací s externisty a statistikami výdělků. Je za slušnej peníz a neustále se vylepšuje. Vašek